VINDEX es el gestor documental que automatiza el control de documentos, vencimientos y procesos para que su empresa nunca pierda un documento ni se le venza un permiso.
La mayoria de empresas controlan sus documentos con herramientas que no fueron disenadas para eso.
Se busca en WhatsApp, correos y carpetas compartidas durante horas. A veces nunca aparece.
Nadie se acordo que la RTV, la poliza del INS o el permiso sanitario vencia este mes.
Si esa persona falta, nadie sabe donde esta nada ni que hay pendiente para la semana.
Contratos, fotos de facturas y permisos mezclados en grupos. Imposible de encontrar.
Alguien actualiza una hoja de calculo cada semana, si se acuerda. Sin avisos automaticos.
Cuando algo falla, nadie sabe quien aprobo, quien modifico ni cuando ocurrio.
Automatizacion real. El sistema trabaja por usted desde el momento en que llega un documento.
Por correo, subido manualmente o escaneado
Extrae proveedor, monto, fecha y vencimiento
En la carpeta correcta, vinculado al proveedor
Alertas a 90, 60, 30, 15 y 7 dias
Quien hizo que y cuando. Siempre.
El sistema avisa por correo antes de que venzan RTV, marchamos, polizas, permisos y contratos. Sin tener que recordarlo.
VINDEX se conecta al correo, lee los documentos adjuntos y extrae los datos automaticamente. Compatible con factura electronica costarricense.
Registro de quien subio, aprobo, descargo o elimino cada documento. Auditoria lista en segundos cuando la necesite.
Computadora, tablet o celular. Sin instalar nada. Con internet es suficiente para consultar, aprobar o descargar documentos.
Sin saltar entre sistemas. Sin pagar por multiples herramientas separadas.
Subida, busqueda instantanea y control de versiones de todos los documentos.
Facturas jaladas desde Gmail u Outlook. Se leen y archivan solas.
Alertas a 90, 60, 30, 15 y 7 dias por cada documento con fecha limite.
Reglas que actuan solas cuando algo vence o llega un nuevo documento.
Vehiculos y equipos con sus documentos, vencimientos y mantenimientos.
Flujos de aprobacion con notificaciones automaticas y registro completo.
Pendientes generados automaticamente cuando hay algo que atender.
Registro completo de quien hizo que, cuando y desde donde.
Disenada para que cualquier persona de su equipo la entienda desde el primer dia, sin necesidad de capacitacion tecnica.
Lo que cambia en su empresa desde el momento en que empieza a usar VINDEX.
Sin importar el rubro, el problema de los documentos es el mismo. La solucion tambien.
Cada industria pierde tiempo y dinero con sus propios documentos criticos. VINDEX se adapta al lenguaje y los vencimientos de cada una.
Contratos de subcontratistas, ordenes de cambio y permisos de obra dispersos entre proyectos. Encuentre cualquier documento por proyecto en segundos.
Facturas de proveedores, guias de transporte y comprobantes de entrega que se acumulan sin orden. Todo clasificado y trazable por cliente y ruta.
Ordenes de trabajo, garantias de repuestos y boletas de salida sin respaldo claro. Cada vehiculo con su historial documental completo y a mano.
Permisos sanitarios, expedientes de personal y certificaciones del Ministerio de Salud con vencimientos criticos. Alertas automaticas antes de que venzan.
Expedientes de estudiantes, contratos de proveedores y permisos del MEP repartidos en carpetas fisicas. Todo digital, buscable y respaldado.
Convenios, acreditaciones y documentacion academica que requiere control de versiones y trazabilidad. Auditoria completa de quien aprobo que y cuando.
Expedientes de patentes, permisos de construccion y solicitudes ciudadanas que requieren respuesta trazable. Control total con auditoria publica.
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En la mayoria de casos el sistema esta operando en 15 dias habiles. Iniciamos con una reunion de arranque para conocer los documentos y procesos de su empresa. Durante las primeras dos semanas configuramos la plataforma, migramos su informacion y capacitamos a su equipo. Al final del proceso ya estan operando con soporte incluido.
No. VINDEX esta disenado para personas que no son tecnicas. La interfaz es intuitiva y con una hora de capacitacion su equipo puede operar el sistema sin dificultad. El soporte tecnico esta disponible ante cualquier consulta.
VINDEX se conecta al correo donde le llegan las facturas a su empresa. Cada vez que llega una factura, el sistema detecta el adjunto, extrae automaticamente el proveedor, monto, fecha y clave electronica del Ministerio de Hacienda, y la archiva en la carpeta correcta. El proceso es automatico con 99% de precision en facturas electronicas costarricenses.
Si. Sus documentos se almacenan con respaldo automatico y conexion cifrada. Solo las personas que usted autorice dentro de su empresa pueden ver, descargar o editar la informacion. Cada accion queda registrada con fecha, hora y usuario responsable.
Si. VINDEX tiene un sistema de roles: administrador, supervisor, usuario y auditor. Cada rol tiene permisos especificos. El administrador define quien puede ver, descargar, aprobar o eliminar documentos. Toda accion queda registrada con fecha, hora y usuario.
Le mostramos VINDEX funcionando con los documentos reales de su empresa. Sin compromiso. En menos de 30 minutos.